1. Rekisterin nimi
Luottamushenkilörekisteri
2. Rekisterinpitäjä
Satakunnan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä
3. Rekisterinpitäjän edustajan yhteystiedot
Rekisterin yhteyshenkilö: hallintojohtaja Anna Alarautalahti-Heurlin
Tietosuojavastaavan yhteystiedot: tietosuoja(at)satasairaala.fi
Postiosoite: Satakunnan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä, Sairaalantie 3, 28500 Pori
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Luottamushenkilörekisteriä pidetään luottamushenkilön tehtävän hoitamiseen liittyvien lakisääteisten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi. Rekisterin tietoja käytetään palkkion maksuun sekä luottamushenkilön informoimiseen toimensa hoitamisen kannalta tarpeellisista asioista.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on EU :n yleisen tietosuoja-asetuksen artiklan 6 kohta 1 e (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.)
4. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö
Luottamushenkilöistä tallennetaan luottamushenkilön itsensä antamat tiedot: nimi, henkilötunnus, ammatti, kotiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, pankkitilin numero, päättyneet ja voimassaolevat jäsenyydet toimielimissä sekä tieto kokousosallistumisista. Rekisteri sisältää luottamushenkilöiden vapaaehtoisesti ilmoittamat sidonnaisuudet.
Luottamushenkilöille luodaan käyttäjätunnukset portaalin käyttöä varten. Luottamushenkilöportaaliin ei tallenneta henkilötietoja.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan luottamushenkilöltä itseltään.
6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Luottamushenkilön nimi, puolue ja sidonnaisuudet julkaistaan sairaanhoitopiirin internetsivuilla. Muita yhteystietoja ei julkaista eikä luovuteta ulkopuolisille.
Rekisterissä olevia henkilötietoja ei siirretä kolmansiin maihin EU- ja ETA- maiden ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.
7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Sähköinen luottamushenkilörekisteri on suojattu käyttöoikeudella ja salasanalla. Käyttöoikeudet rekisteriin on vain henkilöillä, joiden työtehtävät edellyttävät luottamushenkilöiden tietojen käsittelyä. Palkkion maksuun liittyviä tietoja käsitellään henkilöstöhallinnon järjestelmässä, joka on suojattu käyttöoikeuksilla ja salasanalla.
8. Tietojen säilytysaika ja poistamisen määräajat
Luottamushenkilörekisterin tietoja säilytetään Kansallisarkiston päätöksellä KA 158/43/01 pysyvästi. Yhteystiedot hävitetään 6 kuukauden kuluttua toimikauden päättymisestä.
9. Rekisteröidyn informointi
Luottamushenkilöt informoidaan toimikauden alkaessa.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoa hänestä on rekisteriin tallennettu, ja tarvittaessa pyytää tietojen korjaamista. Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vaatia tietojen poistamista.